Actualmente, nos movemos en un mundo en el que las transacciones internacionales se encuentran a la orden del día, siendo el intercambio de documentación oficial continuo. Sin embargo, un documento público emitido y/o validado por la autoridad de un país, si bien totalmente legítimo en el mismo, puede requerir ciertos formalismos para que pueda ser admitido en otro y poder desprender su valor como documento oficial. Así, por ejemplo, cuando tenemos un contrato de trabajo, un certificado de matrimonio o un título académico emitidos en el extranjero, estos documentos necesitan ser evaluados en el país receptor para cerciorar su autenticidad.
Por ello, en este artículo queremos darte las claves orientativas para comprender la legalización de documentos extranjeros en España y viceversa, aunque para cada caso específico es recomendable buscar asesoramiento especializado.
¿En que consiste la legalización de documentos?
La legalización de documentos extranjeros es un procedimiento administrativo que sirve para dar fe de la autenticidad de las firmas de dicho documento público, otorgándole validez en el país receptor. En otros términos, el documento necesita ser examinado para comprobar que efectivamente el mismo ha sido emitido por una autoridad competente del extranjero y así poder desplegar todos sus efectos legales en el Estado en cuestión.
De forma general, todo documento público extranjero necesita ser legalizado para ser válido en España, al igual que todo documento público español debe someterse al mismo procedimiento en el país correspondiente para tener validez en el extranjero.
¿Cómo se tramita?
Los documentos extranjeros pueden legalizarse en España a través de dos vías:
- Legalización por las Embajadas o Consulados de España de documentos emitidos por autoridades extranjeras en el exterior.
- Legalización en España a través del Servicio de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, de Unión Europea y Cooperación de documentos emitidos por Consulados y Embajadas extranjeras acreditadas en España.
La legalización realizada por el Servicio de Legalizaciones del Ministerio será gratuita, mientras que a las legalizaciones vía Embajadas o Consulados conllevará el pago de una tasa.
Por otro lado, para los documentos españoles que vayan a ser legalizados en otros Estados, debe tenerse en cuenta el tipo de documento, así como el organismo emisor para poder cumplimentar todos los trámites correspondientes antes de su legalización por la autoridad extranjera.
Convenio entre países
Al ser cada vez más frecuentes el tránsito de documentos entre países, algunos Estados han optado por firmar convenios internacionales con el fin de facilitar estos trámites burocráticos a sus ciudadanos. Conforme a estos convenios, en ciertas ocasiones el procedimiento de legalización se simplifica de forma bastante considerable
Entre estos convenios, es aplicable a todos los Estados miembros de la Unión Europea desde el 16 de febrero de 2019 el Reglamento (UE) 2016/1191 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 6 de julio de 2016, por el que se facilita la libre circulación de los ciudadanos simplificando los requisitos de presentación de determinados documentos públicos en la Unión Europea.
Este Reglamento exime de legalización o trámite similar en determinados documentos públicos solicitados a las autoridades de un Estado miembro los cuales pretendan ser presentados ante las autoridades de otro miembro de la Unión Europea. Es importante tener en cuenta que esta exención no es aplicable a todos los documentos públicos, como por ejemplo a los relativos al estado civil expedidos sobre la base de los Convenios pertinentes de la Comisión Internacional del Estado Civil.
Asimismo, el Reglamento introduce la posibilidad para los ciudadanos de solicitar un impreso estándar multilingüe para los documentos exentos del trámite con la traducción del mismo a la lengua del Estado miembro en el que vaya a ser presentado. Si bien, este impreso multilingüe carece de valor jurídico autónomo, debiendo estar siempre acompañado del documento público que traduce.
Aquí puede consultar la lista de los Estados miembros de la UE.
Por otro lado, también encontramos a nivel extraeuropeo el Convenio de La Haya nº XII, de 5 de octubre de 1961, de Supresión de la Exigencia de Legalización de Documentos Públicos Extranjeros.
Entre los países firmantes del referido Convenio, no será necesario el trámite de legalización, aunque se exige para el reconocimiento mutuo de documentos que estos cuenten con sello o apostilla, comúnmente conocida como “apostilla de La Haya”. Sin embargo, al igual que ocurre con el Reglamento de la UE, existen determinados documentos los cuales no están exentos de legalización, en particular, los documentos expedidos por agentes diplomáticos o consulares y los documentos administrativos que se refieran directamente a una operación mercantil o aduanera. Si lo necesita, puede informarse sobre la tramitación de la apostilla en el Ministerio de Justicia.
Aquí puede encontrar la lista de los países firmantes del Convenio de La Haya nº XII.
- Otros Convenios
Además de los mencionados, España también es firmante de otros convenios de simplificación de trámites de legalización, a saber, el Convenio de Atenas, el Convenio de Viena o el Convenio de Londres
¿Cómo podemos ayudarte?
Nuestros abogados expertos están familiarizados con la entidades judiciales y notariales para ofrecer un servicio eficiente en la tramitación de solicitudes y validación de documentos, tanto para clientes españoles que deseen legalizar y apostillar documentos en el exterior como para extranjeros que necesiten hacerlo en España.
Así mismo colaboramos con distintos despachos del mundo para brindar una gestión acelerada y funcional de los trámites de solicitud y validación de documentos.
Autor: Irene Martín Salguero
Preguntas frecuentes sobre legalización de documentos extranjeros
¿Qué es la legalización de documentos extranjeros?
Es un procedimiento administrativo que permite acreditar la autenticidad de la firma, cargo o autoridad que ha emitido un documento público, para que pueda desplegar efectos legales en otro país.
¿Todos los documentos extranjeros deben legalizarse para ser válidos en España?
Con carácter general, los documentos públicos extranjeros pueden requerir legalización o apostilla para ser admitidos en España. No obstante, existen excepciones derivadas de reglamentos europeos o convenios internacionales aplicables según el país y el tipo de documento.
¿Qué diferencia hay entre legalización y apostilla de La Haya?
La legalización es un procedimiento más amplio de validación de documentos. La apostilla de La Haya simplifica ese trámite entre países firmantes del Convenio de La Haya, sustituyendo la legalización ordinaria por un sello o certificación específica.
¿Cuándo puede utilizarse la apostilla de La Haya?
Puede utilizarse cuando el documento público procede de un país firmante del Convenio de La Haya y va a presentarse en otro Estado también firmante. Debe comprobarse siempre si el documento concreto está incluido dentro del ámbito del convenio.
¿Qué documentos pueden necesitar legalización o apostilla?
Pueden requerir legalización o apostilla documentos como certificados de nacimiento, matrimonio o antecedentes penales, títulos académicos, poderes notariales, documentos judiciales, certificados administrativos o documentos emitidos por autoridades públicas.
¿Qué ocurre con los documentos dentro de la Unión Europea?
En determinados casos, el Reglamento (UE) 2016/1191 simplifica la presentación de algunos documentos públicos entre Estados miembros de la Unión Europea, eliminando la exigencia de legalización o trámite equivalente para ciertos documentos.
¿El impreso estándar multilingüe sustituye al documento original?
No. El impreso estándar multilingüe facilita la comprensión del documento en otro Estado miembro, pero no tiene valor jurídico autónomo. Debe acompañar siempre al documento público al que se refiere.
¿Dónde se legalizan documentos extranjeros para usarlos en España?
Según el caso, pueden legalizarse ante Embajadas o Consulados de España en el extranjero, o a través del Servicio de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación cuando proceda.
¿La legalización implica que el contenido del documento sea correcto?
No necesariamente. La legalización acredita la autenticidad formal de la firma o autoridad que expide el documento, pero no supone una revisión completa del contenido material ni garantiza por sí sola que el documento sea suficiente para el trámite concreto.
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